Welkom bij

WereldwinkelBorne.nl

Ver. Wereldwinkel Borne en de privacywet AVG


Sinds 25 mei 2018 geldt de Europese wet “De Algemene Verordening Gegevensbescherming” (AVG). Dit is de nieuwe privacywetgeving voor landen van de Europese Unie. Deze wet heeft ook invloed op Wereldwinkels en is gericht op beveiliging van persoonsgegevens. Elke organisatie die werkt met persoonsgegevens moet deze op de juiste wijze beheren en beschermen. Omdat wij (Wereldwinkel Borne én Landelijke Vereniging) werken met de gegevens van klanten (nieuwsbrief) en medewerkers/vrijwilligers is het belangrijk dat wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Hieronder eerst het beleid van de LvWW, daarna dat van Wereldwinkel Borne

1. Landelijke Vereniging van Wereldwinkels (LvWW):

Om die gegevens te beschermen hebben we diverse reglementen en protocollen die voldoen aan deze nieuwe wet AVG. De LvWW heeft de meeste gegevens van winkels en klanten ontvangen bij de inschrijving op de nieuwsbrief en/of bij de start als vrijwilliger. De LvWW slaat deze gegevens op en verwerkt ze op Extranet. De toegang tot dit extranet is met behulp van verificatie beveiligd, zodat de gegevens alleen ingezien kunnen worden door de personen die daarvoor gemachtigd zijn.

Gegevens worden alleen aan derden beschikbaar gesteld voor de hosting van de website. Met deze instantie is een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de bescherming van de gegevens is vastgelegd. In de wet AVG is geregeld dat personen mogen vragen om hun gegevens die de LvWW heeft opgeslagen, in te zien. Ook is het bewaren van gegevens aan maximale termijnen gebonden.

In overeenstemming met de AVG heeft de LvWW de volgende zaken vastgelegd:

welke gegevens wij verwerken: NAW-gegevens die we ontvangen bij inschrijving voor de nieuwsbrief of bij aanmelding als medewerker in een winkel;

waarom wij deze gegevens verwerken:

* om gerichte communicatie te kunnen hebben met klanten, leden, medewerkers en leveranciers;

* voor medewerkers ook om de uitvoering van de werkzaamheden voor onze winkel optimaal te laten verlopen.

hoe wij omgaan met gegevens: de LvWW verwerkt niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk zijn voor goede communicatie en voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;

met wie wij gegevens delen: Relevante gegevens met de hostingpartij van onze website en het extranet en alleen met de verwerkersovereenkomst die is gesloten met daarin de beveiliging die de gegevens waarborgt.

hoe en hoe lang bewaren we de gegevens: de LvWW slaat de gegevens digitaal op. Ze bewaart deze gegevens alleen zolang als dat is toegestaan door de verschillende wetten.

2. Vereniging Wereldwinkel Borne:

Uitgangspunt:

Het bestuur van de Vereniging Wereldwinkel Borne baseert haar onderstaand privacybeleid

op wettelijke regels en uitgangspunten, zoals beschreven in AVG.

Doelgroepen registratie persoonsgegevens:

De Vereniging Wereldwinkel Borne registreert persoonsgegevens van:

  • vrijwilligers die zijn verbonden aan de Vereniging Wereldwinkel Borne
  • leden en donateurs van de Vereniging Wereldwinkel Borne
  • klanten van de Vereniging Wereldwinkel Borne
  • leveranciers van de Vereniging Wereldwinkel Borne
  • relaties van de Vereniging Wereldwinkel Borne

Doel registratie persoonsgegevens

De Vereniging registreert van bovenstaande personen/groepen uitsluitend die persoonsgegevens die van belang zijn om de doelstellingen van de Vereniging te kunnen realiseren. Die doelen zijn:

  • Mogelijk maken van gerichte communicatie met klanten, leden, vrijwilligers, leveranciers en relaties.
  • Het optimaal laten verlopen van de uitvoering van de werkzaamheden voor onze winkel.

Verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens:

Het bestuur van de Vereniging Wereldwinkel Borne is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens.

Van bovengenoemde personen/partijen worden onderstaande gegevens geregistreerd:

  • naam
  • adres, postcode en huisnummer
  • e-mail adres
  • telefoonnummer
  • van vrijwilligers ook de geboortedatum 

Daarnaast worden ook bankrekeningnummers geregistreerd als vrijwilligers onkosten declareren, er op rekening wordt gekocht en als het leveranciers betreft.

Bestanden van personen zijn opgeslagen bij relevante bestuursleden op beveiligde ict-apparatuur. Vrijwilligersovereenkomsten en gespreksverslagen worden bewaard bij het secretariaat en vooralsnog bij het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor personele zaken. In de winkel ligt een lijst met namen, adressen en telefoonnummers van de vrijwilligers. Vrijwilligers beschikken ook zelf over een actuele lijst van vrijwilligers met NAW-, mail en telefoongegevens. Dit om elkaar te kunnen benaderen bij vervanging van winkeldiensten of andere vragen.

E-mailadressen van nieuwsbriefontvangers worden bewaard via het extranet van de LVWW. Dit is beveiligd met een wachtwoord. Alleen relevante bestuursleden en de systeembeheerder hebben hiertoe toegang.

De Vereniging bewaart geen bijzondere persoonsgegevens van geregistreerde personen.

Informatie over persoonsgegevens aan belanghebbenden:

Nieuw vrijwilligers, klanten, leden, leveranciers en relaties worden bij aanmelding geïnformeerd over het privacybeleid van de Vereniging en verwezen naar de website voor de inhoud van het beleid. Daarnaast geven zij bij aanmelding schriftelijk toestemming voor het beheer van hun persoonsgegevens door de Vereniging. Geregistreerde personen kunnen hun gegevens te allen tijde opvragen bij het secretariaat van de Vereniging Wereldwinkel Borne.

Beveiliging van persoonsgegevens

De gegevens van leden en medewerkers zijn opgeslagen op pc’s met wachtwoordbeveiliging.

Beheer van de gegevens:

Het dagelijkse beheer en verwerking van persoonsgegevens is neergelegd bij het secretariaat. Er zijn door het Verenigingsbestuur geen afspraken gemaakt met externe partijen over het verwerken van persoonsgegevens. Er is daarom geen verwerkersovereenkomst.

Vragen en klachten:

Voor vragen en/of klachten over de registratie, de verwerking van persoonsgegevens of eventuele datalekken, kan door elke belanghebbende contact worden opgenomen met de voorzitter of secretaris van het bestuur via mail info@borne.wereldwinkel.nl. Het bestuur zal desgevraagd met de klager/vrager in gesprek gaan om te komen tot bevredigende antwoorden of oplossingen voor de klachten.

Bestuur Ver. Wereldwinkel Borne,

Borne, 11 juni 2018